Puruk Cahu, eNewskalteng.com — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) Kabupaten Murung Raya menggelar sosialisasi tata kelola kearsipan guna meningkatkan ketertiban administrasi pemerintahan desa. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Gedung Pertemuan Umum (GPU) Tira Tangka Balang, Senin (9/11/2026). Sosialisasi menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Tengah, Swari Isna Arisona, yang memberikan pemahaman mengenai sistem pengelolaan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Kepala Dispursip Murung Raya, Ernawati, saat membacakan sambutan Bupati Murung Raya, menyampaikan bahwa arsip memiliki peran penting dalam mendukung penyelenggaraan pemerintahan. Keberadaannya bukan hanya sebagai kumpulan dokumen, tetapi juga menjadi sumber informasi, bukti kegiatan, serta bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas pemerintahan. Ia menjelaskan, hampir seluruh aktivitas pemerintah desa membutuhkan dukungan administrasi dan dokumentasi yang tertata. Mulai dari pelayanan masyarakat, pengelolaan keuangan dan aset, perencanaan pembangunan hingga pelaporan kegiatan harus didukung sistem kearsipan yang baik.
Menurutnya, pengelolaan arsip secara teratur akan mempermudah pencarian dokumen, meningkatkan kualitas pelayanan, serta memperkuat transparansi dan akuntabilitas pemerintah desa. Pelaksanaan tata kelola kearsipan tersebut juga mengacu pada sejumlah regulasi, di antaranya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa. Melalui sosialisasi ini, aparatur desa diharapkan memahami proses pengelolaan dokumen secara menyeluruh, mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penggunaan, penyimpanan hingga penyusutan arsip.
Selain penataan dokumen secara konvensional, Dispursip Murung Raya turut mendorong pemerintah desa mulai menerapkan digitalisasi arsip. Langkah ini dinilai penting untuk menjaga keamanan dokumen, terutama mengingat wilayah Murung Raya memiliki potensi bencana banjir maupun kebakaran yang dapat menyebabkan kerusakan dan kehilangan arsip fisik.
Ernawati mengatakan, penyimpanan dokumen dalam bentuk digital dapat menjadi solusi untuk memastikan informasi penting milik desa tetap tersedia ketika terjadi kondisi darurat. “Kami ingin menyampaikan kepada seluruh perangkat desa agar arsip-arsip desa tidak hilang begitu saja. Dengan pengarsipan secara digital, arsip desa bisa tetap tersimpan dengan rapi meskipun terjadi bencana,” jelasnya. Sebagai langkah lanjutan, Dispursip berencana menyampaikan surat kepada seluruh kepala desa agar mulai mendigitalisasi dokumen penting, termasuk surat tanah dan berkas administrasi lainnya.
Dokumen tersebut nantinya dipindai menggunakan scanner, kemudian disimpan dalam media penyimpanan digital seperti flashdisk untuk diserahkan kepada Dispursip. Salinan tersebut akan menjadi cadangan data yang dapat dimanfaatkan apabila arsip asli milik desa rusak atau hilang. “Artinya, ketika desa kehilangan arsip, kita masih bisa memberikan file yang tersimpan di tempat kita. Jadi, arsip tersebut tidak hilang begitu saja,” tutup Ernawati.(red)
